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高端秘书的道与技——以胡乔木等十位高端秘书为例

正能量传播公号2018-09-06 14:43:05

纵观秘书行业的发展历程,可以发现秘书是与统治者相伴而生的职业,有负责管理公共事务的领导,就会有为之服务的秘书。而秘书职业延续至今,从最初掌管典籍和记事的史官发展到如今集办文、办事、办会等职能于一体的综合性岗位,其重要性愈加明显,职业能力要求也达到了前所未有的高度。当代秘书工作者,只有具备高深的“道行”和高超的“技艺”,才能在千头万绪的案牍事务中穿梭自如,在千丝万缕的人情世故中游刃有余,从而进入“高端秘书”的行列。

一、高端秘书之“道”

(一)“君臣之道”

秘书的主要职责是为领导服务,与领导之间的关系优劣,是影响工作开展的重要因素。秘书能否赢得领导的信赖,除了受个人综合素质影响以外,还取决于其对“君臣之道”的理解。所谓“君臣”,即领导为君,秘书为臣,虽不似封建君臣般等级森严和尊卑有别,却在一定程度上概括了两者关系的核心要义——“君为臣纲”。秘书开展工作的首要前提即是领悟领导的意图,这就需要秘书在思想上和领导保持高度一致,这样才能将领导的想法和计划真正落到实处。如三国时期的郭嘉,即是和其所侍之主曹操保持高度一致的法家思想,才备受曹操赏识,所谏之言被广泛采纳;而毛泽东的秘书胡乔木,也常利用业余时间学习毛泽东著作,研究毛泽东思想,所书之文均为毛泽东心中之言。同时,高端秘书除了在价值观上与领导保持高度一致外,也应积极在日常生活习惯上寻找与领导之间的共同点。如郭嘉与曹操的私下交流就十分融洽,二人不仅喜欢一起研习兵法,把酒言欢,甚至于“行同骑乘,坐共幄席”;而胡乔木知道毛泽东有写诗填词之才,所以常在休养期间学写诗词并寄给毛泽东评鉴修改,两人的诗词往来无形中提高了彼此在T作上的默契程度。可见,秘书与领导之间的共同点越多,决策工作和执行工作的衔接性则越强,思想上有所共鸣,生活上有所交集,才能在行动上步调一致,工作中相辅相成。

(二)“中庸之道”

高端秘书心中的第二个“道”则为“中庸之道”。 《礼记》对“巾庸”的解释为“执其两端,用其中于民”,即从两极之间的中间地带着手,从中选择最优方案。高端秘书的“中庸之道”,首先体现在做事上的不偏不倚、不疾不徐,踏实稳重、不走极端,具有强烈的风险意识和周全的筹划能力。其次体现在做人上的不抢风头、不争名利、沉稳低调,甘为“幕僚”。正如习总书记所言:“秘书人员要经常检查自己思想、T作到位情况,不能‘离位’,更不能‘越位’。在处理同领导的关系中,力求做到‘参与而不干预、协助而不越权、服从而不盲从’。”①在这方面,《红楼梦》巾的平儿可谓擅于此道。平儿作为贾府大管家王熙凤的贴身丫鬟,不仅办事稳重、思虑周全,在为人方面更是深得王熙凤喜爱。众所周知,王熙凤为人强势,不喜弱者,更忌惮强人。而平儿则很好地掌握了王熙凤的心理,既办事得力又不抢主子风头,更无越位出格之举,乃至于“人见其能,凤姐忘其能;人见其恩且惠,凤姐忘其恩且惠”,周全妥帖,无可诟病。她尽管是个虚构人物,但我们不妨将其视为一个堪称模范的高端秘书。可见, “中庸”不是庸常保守,而是手中有尺、心中有秤,办事有分寸,做人有尺度,凡事点到即止,避免过犹不及。

(三) “辩证之道”

秘书是领导思想的践行者,但并非机械执行者。一名高端秘书,除了和领导保持步调一致外,更要懂得从正反两面思考领导的提议,主动替领导权衡利弊得失,深谙“辩证之道”。而当领导的想法欠周全时,敢于指出并协助领导调整完善,正如习总书记所言,“服从而不盲从”。当代秘书需要魏征般的进谏精神,更需要晏子式的进谏艺术。晏子为春秋时期的齐国大夫,即齐景公的秘书。一日,景公想把一个不慎放飞景公爱鸟的仆人问斩,晏子闻讯,请求斩前由他罗列仆人罪状。只见晏子对仆人说: “你的罪状有三条:你不慎放飞大王的爱鸟,这是第一条。使国君为一只鸟就要杀人,这是第二条。此事如让其他诸侯得知,都会认为我们国君只看重鸟而轻视老百姓的性命,从而看不起我们,这是第三条。所以现在要杀死你。”景公在旁闻之,倍感羞愧,于是将仆人释放。这就是一个高端秘书的“辩证之道”和进谏艺术,委婉含蓄,睿智深刻,既给足了领导面子,义使领导主动认识到自己的错误,从而有效规避了决策失误的风险。

综上所述,心中有“道”是秘书T作者迈入高端秘书门槛的重要条件。所谓“得道者多助,失道者寡助”,只有真正领悟秘书行业的“君臣之道”“中庸之道”和“辩证之道”,才能在角色定位、关系协调及为人处事方面找到关键所在,从而获得领导的认可和支持,辅助领导科学决策,进而实现自身的职业价值。

二、高端秘书之“技”

(一)眼底春秋,胸中丘壑

秘书领域有一句老话: “关起门来当书记”,意为秘书在分析问题、研究对策及起草文书时,要具备大局意识和开阔眼界,尝试站在领导的角度思考,关注全局的重点、难点和弱点,从而找准T作的关键所在。在大局观方面,江苏省资深政务秘书顾介康堪称典范。在从事秘书T作的42个年头巾,他花费了大量时间研究当前政策和党的科学理论,积极探索社会经济发展的客观规律.研究分析事物发展变化的新趋势,持续关注人民群众的新期盼,不断总结带有全局性的新鲜经验。如其在江苏省政策研究室工作期间,即与同事一道深入研究江苏省的发展局面,通过系统分析和大量的实践调查,提出“苏巾”地区是江苏全局发展的关键,为江苏省委省政府提供了系统全面的决策参考。可见,只有眼底藏春秋,胸中有丘壑,炼就一双洞察天地的“千里眼”和直击要害的“火眼金睛”,方能真正成为领导身边“合格的助手、称职的参谋、高级的智囊”②。

(二)躬行实践,下轿问志

毛泽东曾对秘书工作者提出五条守则,其中一条便是“要调查研究”,强调“没有调查就没有发言权”,而其本人每到一个地方巡查,首先便是查阅县志,了解当地的最新情况,史称“下轿问志”。对秘书工作者而言,调查研究是各项工作的基础环节,是高端秘书必须掌握的一项基本功。在这方面,毛泽东的秘书田家英给予了我们宝贵的启示。田家英在开展调查研究时,有自己的一套指导思想,即“打开脑筋”“敢于发现问题”。在调查人民公社食堂问题时,他发现群众有话不敢讲,普遍存有疑虑,基层干部表面上忙于张罗,但实际上也在探听调查组的真实意图,跟调查组“捉迷藏”。在这种情况下,他要求调查组成员“挨家串户、普遍接触、个别访问,就是地主富农,也一样串户了解”③。这样,调查人员与干部群众的关系很快就融洽了,较快地了解到群众反对食堂的真实态度和食堂确实存在的许多问题。同时,他也提出秘书调研“应该发现事物的真相,不要为各种假象所蒙蔽;应该对调查材料作全面的综合与分析,不要满足于孤立的、片面的、看不到事物发展规律的观察”④。作为毛泽东身边的高级干部,田家英热衷于“亲身调查”,不断地躬行实践,积极获取第一手材料,为领导决策起到了良好的辅助参谋作用。可见,秘书的实地调研是领导决策的重要信息来源,真正的高端秘书俨然便是领导身边的情报收集员,繁杂的现实状况均能经其之手化作领导对事物的正确认知。

(三)上善若水,慎终如始

《道德经》云:“天下难事必作于易,天下大事必作于细。”无论是资深秘书亦或是刚人行的年轻秘书,都必须放低姿态,把琐碎小事做好。同时,秘书工作是个细活,大到辅助决策,小到打印文件、收发传真乃至于斟茶倒水,都必须心细如发、谨慎入微,查漏补缺以防患于未然。如从秘书行业做起的胡润百富副总经理汤晓慧,在担任胡润秘书期间,认真做好老板交代的每一件事,每次起草文件都要不厌其烦地检查数遍,仔细审核事情是否讲清楚、要点是否齐全、段落是否清晰、语句是否通顺、是否有错别字或标点符号错误等,经过一丝不苟的全面核查,交到老板手上的文件基本已是成品,少有改动。再者,汤晓慧曾帮老板发了3个月传真,在枯燥乏味的工作巾认真学习与人沟通的技巧,将其视作宝贵的锻炼机会。经过长期的铢累寸积,汤晓慧终于从秘书岗位走上了总裁之路。“慎终如始,则无败事”,高端秘书并不把繁杂小事当作简单工作的叠加,而是以“上善若水,利万物而不争”的谦恭包容姿态及精益求精的T匠精神做无可挑剔之事,从而实现从量变到质变的飞跃。

(四)沧澜老成,妙笔生花

秘书职业的最初职能即为记事,所谓“君举必书”,详尽记录统治者的一言一行。而时至今日,文书写作仍是秘书T作者的重要职能,一篇目的明确、要点突出、严谨规范的公文是盘活机构运作、协调各方关系的润滑剂,是秘书T作能力的重要体现。毛泽东的秘书胡乔木即以公文写作闻名,被誉为“党内第一支笔”。在其秘书生涯中,曾就公文写作发表过诸多洞见,如其强调公文写作需因时、因地、因事、因人制宜,并从受文者的角度,提出了衡量公文佳作的三个标准,“要吸引人看得下去;要使人看得懂;要能说服人、打动人”⑤。同时,强调布局结构要简明扼要、纲举目张,认为“写文章和盖房子一样,要看如何布局、设计,是否经济、合理、实用”⑥。此外,其对公文用语也有一定的看法,认为“文字要做到少而精,要寓繁于简,讲出来要颠扑不破”⑦。以上对公文写作的见解,于当今的秘书工作者颇有裨益。而另一位高端秘书顾介康,则提出公文写作需进行有灵气的文字创新,其灵气表现为“三通”——“一点就通、融会贯通、触类旁通”⑧,认为文字工作者只有具备一定灵气和悟性,才能写出高质量的文稿。总而言之,公文是一种“因事生文”的实用文体,有着极强的目的性、逻辑性、简明性、准确性和规范性,能写出一篇笔酣墨饱、不赞一词的高端公文,无疑是一位高端秘书驰骋于各行各业的看家本领。

随着时代的发展,秘书职业被赋予了更多的职能,对其职业能力也提出了更高的要求,只懂奉命行事的后勤助手及沉浸于三寸方格的文字T匠已无法满足秘书岗位所需。新时代的高端秘书,必是既可站在高处瞭望又能深入基层调研,既可巧手摆平千般事又能妙笔写就大文章的全能精英。

三、高端秘书之“高端”

(一)才学高拔

办公室业务日益庞杂,涉及面渐趋广泛,只懂得基本业务的秘书往往在T作中显得捉襟见肘、左右支绌,办事效率和效果差强人意。而一名知识广博、才学高拔的高端秘书,则往往能运用所学知识对事物作更加全面的分析,积极寻找多种方法解决问题,更加深得领导赏识,同时也能为领导的决策T作提供更大的助力。曾任河北省政府副秘书长的张清华,即是一位才学高拔的高端秘书。在从事秘书T作期间,张清华常利用业余时间创作古诗词,研究文学、哲学、历史学、社会学等多学科知识,并将所学所得运用到实际工作巾。其曾言道:“学不可偏废,尤其是秘书人员,只有博学杂学才能学得有系统,唯有广泛涉猎,才能触类旁通。”⑨正因为学得既专又博,张清华构筑了良好的知识体系,所撰文稿观点鲜明、例证丰富、信息量大、可读性强,深受领导的青睐和同事的认可。同时,其还坚持总结T作经验,将自己撰写领导讲稿的T作体会提炼成文,后结集成《领导讲稿起草概论》一书出版,在全国秘书界引起极大反响。可见,工作中积累的经验和业余时间学习的知识,将凝聚成充裕的资源和强大的底气,为高端秘书迈向更高处提供不竭动力。

(二)形象高雅

日本著名推销大王齐腾竹之助在他的自传体专著《高明的推销员》一书中说: “服装虽然不能造出完人,但是,初次见面给人印象的百分之九十产生于服装。”由此可见,秘书工作者不仅需要“慧中”,也需要“秀外”,着装得体、言行优雅的秘书更容易得到尊重和认可,对于树立办公室整体形象也大有裨益。在个人形象的塑造上,宋美龄堪称典范。宋美龄在担任蒋介石秘书期间,活跃于各种外交场合。1943年,她在美国演讲时,精致的妆容和富有中国特色的旗袍吸引了众人的目光。演讲结束后,她迈着优雅的步伐走向人群,面带微笑与众人亲切交流,其知性大方、优雅得体的言谈举止给美国人民留下了深刻印象,着装、行为的美学修养在宋美龄身上体现得淋漓尽致。由此可见,真正的高端秘书必是内心涵养和外部形象的高度统一,只有内外兼修,才能充分展现高端秘书的职业魅力,更好地实现其社会价值。

(三)境界高远

秘书是一种地位不高但岗位重要、权力不大但责任重大、福利不多但事务繁多的幕后辅助职业,要做好秘书工作,必须有一颗耐心、恒心和淡泊名利、无怨无悔之心。习总书记也曾在与地县办公室干部谈心时提到: “秘书的活动面比舞台上的配角更窄,它没有台词,没有亮相机会。秘书的工作性质,决定了要正确对待名利荣辱,树立无私奉献的精神,不断加强和深化自身的修养。”而总书记对办公室提出的“五个坚持”要求中,其中之一便是“坚持无怨无悔的奉献精神”⑩。在秘书发展史上,也不乏此类境界高远、令人敬佩的高端秘书。如共和国秘书杨尚昆,为听从组织调遣,几度举家搬迁,每天忙至深夜,没有一句怨言,心中始终秉持着一个信念:中央让我干什么我就干什么。此外,在论及对于中央办公厅的贡献时,杨尚昆从不白矜功伐,而是坦言道: “这主要是下面同志兢兢业业、辛辛苦苦工作的成果,功劳不能记到我一个人头上”。品行之高尚,令人敬仰。再如毛泽东的秘书胡乔木,一生撰稿无数,从不署名,劳苦功高,从不张扬,一辈子默默无闻地辛苦耕耘,不求闻达,不计得失,境界之高远,令诸多秘书工作者望尘莫及。尽管岁月变迁,英雄辈出,专业资深秘书层出不穷,但一个精神高尚、境界高远的高端秘书必将在历史的苍穹之上永恒闪光。

综上所述,秘书虽作为服务领导的辅助职业,但仍有着极强的个性化色彩和主体精神,一个才学高拔、形象高雅、境界高远的高端秘书,不仅是工作推进中不可或缺的重要力量,更是一个行业的标杆和精神榜样。(摘自:秘书之友)